מכירים את זה שאתם עובדים על מסמך, ופתאום איכשהו הורסים אותו ולא מצליחים להחזיר את זה? או שבדיוק בפגישה חשובה אתם צריכים דווקא את ההצעת מחיר שנשארה על המחשב בבית? או שפתאום המסמך נעלם כאילו בלעה אותו האדמה? או שחס ושלום הולך ההרד-דיסק עם כל העבודה של החודש האחרון (במקרה הטוב)?

תגידו לי: טוב מה? באת להביא לנו את הנאחס? בטח שזה קרה. למה יש לך אבקת קסמים שפותרת את זה? אז זהו – שכן. אני רוצה להכיר לכם פיתרון שהוא בעיני פלא מדהים, שפותר את כל זה והרבה יותר!

לפני שנגיד איך קוראים לו, רק אגיד לכם שאפילו אם אתם כבר משתמשים בו, כדאי לכם להמשיך לקרוא. עלי (אם קראתם עד הסוף ולא למדתם משהו חדש – מחזיר לכם את הכסף שלא שילמתם). לקסם הזה קוראים דרופבוקס.

למי שלא מכיר – זה שירות של איחסון קבצים בענן (יעני באינטרנט). יש בו כמה דברים מופלאים.

1. קל לשימוש, מותקן תוך דקה
אני יכול לבוא היום למחשב חדש, להתקין עליו דרופבוקס, ותוך כמה דקות כל המסמכים שלי מוכנים לעבודה. אני עובד עם הקבצים שלי רגיל: מעתיק, גורר, מוחק, עורך.

2. אותם קבצים, הכי מעודכנים, על כל המחשבים
לא משנה באיזה מחשב עשיתי שינוי בקובץ, מיד כשאני שומר אותו, השינוי הזה מופיע מיד בכל המחשבים שלנו (כן, גם על הלפטופ שנסע לפגישה, ברגע שהוא מחובר לאינטרנט). אם שני – מנהלת ההפקות שלנו, עידכנה משהו איפהשהוא, אני אדע את זה מיד, ותמיד אסתכל על המסמכים הכי מעודכנים.

3. גיבוי!!
דרופבוקס שומר גיבוי של כל המסמכים שלנו. אפילו אם חס ושלום, טפו טפו, תהיה שריפה וכל המחשבים שלנו יינזקו, אני יכול לקחת מחשב חדש, להתקין עליו דרופבוקס, ותוך כמה דקות הכל יופיע שם, בדיוק כמו בפעם האחרונה שמשהו השתנה.

4. אופס נמחק לי המסמך!
לא נורא. הולכים לאתר של דרופבוקס, בוחרים "Show deleted items", ומחזירים אותם:

5. לגשת למסמכים שלי מכל מקום (גם מהאייפון!)
זה פשוט. מכל מחשב עם אינטרנט ניגשים לאתר של דרופבוקס, מכניסים שם משתמש וסיסמא, ואפשר לראות, להוריד ולהעלות כל מסמך. אפילו לאייפון יש אפליקציה כזו, ולא מעט פעמים אני מסתכל בו רגע כדי להיזכר מה היתה הצעת המחיר שהוצאנו על הפקה כזו או אחרת, או מחפש מספר טלפון ברשימת קשר של ילדי בית הספר.

6. שיחזור גירסא קודמת של המסמך!!! (למתקדמים)
אופס, שמרתי שינויים שלא התכוונתי, והרסתי לעצמי את המסמך!. לא נורא. לחצן ימני על המסמך, דרופבוקס, "View previews versions" – ואתם יכולים לשחזר מה שנמחק. ככה זה נראה:

7. איך לשים ברשת קובץ מהמחשב שלי (זה לממש ממש מתקדמים!)
מכירים את זה, שאתם גולשים באיזה אתר, ואז אתם רוצים להעלות תמונה שלכם, אבל האתר הזה מוכן לקבל רק קישור לקובץ שנמצא ברשת. יעני משהו כמו http://something.someethingelse. מה עושים? פשוט! שמים את הקובץ הזה בתוך דרופבוקס, בתיקיה "Public"! ואז עושים לחצן ימני על הקובץ, ובוחרים "דרופבוקס" , "Copy public link". וזהו. עכשיו עושים "הדבק" במקום הרצוי שמבקש קישור לקובץ הזה באינטרנט. ככה זה נראה (אפשר ללחוץ כדי להגדיל):

8. לשלוח למישהו קובץ גדול:
מי שעובד איתנו יודע שאנחנו אוהבים את http://WeTransfer.com כדי להעביר קבצים גדולים. אבל אם הקובץ כבר בתיקיה של דרופבוקס, אפשר גם פשוט לשלוח למישהו לינק לקובץ כמו שהסברתי בסעיף הקודם מספר 6.

9. לשתף תיקיות עם אנשים אחרים
באתר של  דרופבוקס אפשר להגדיר מי בדיוק יכול לגשת לאילו תיקיות עי "Share a folder", וכך לשתף חלק מהמידע עם אחרים, ולשמור את השאר פרטי. מאוד שימושי כשעובדים כמה אנשים יחד בעסק.

10. וזה בחינם, ואפילו אפשר לקבל תוספת מקום בחינם (!?!)
אמיתי לגמרי. נותנים לנו 2GB בחינם, שאפשר להגדיל אם ממליצים לחברים שלכם להירשם. על כל חבר שנרשם, 250MB נוספים לכם, וגם לחבר שנרשם דרככם!. כן – זה מה שנקרא Win-Win. ואם רוצים יותר מקום, אפשר להגדיל ל 50GB תמורת 10$ לחודש. וכן, אם תירשמו דרך הקישורים שפיזרתי פה בפוסט, אני אקבל תוספת מקום. וגם אתם.

למתקדמים: אפשר גם להגדיר כמה תיקיות במחשב בתור התיקיות המסונכרנות. תחיו טוב גם בלי זה.

סיכום: קצת משמעת עצמית לשים את כל הדברים החשובים בתיקיה של דרופבוקס, והמסמכים שלכם מעודכנים תמיד, חסיני אש, וזמינים לכם בכל מקום. מישהו זוכר איפה שמתי את הדיסק און קי שלי?

אהבתם? למדתם משהו חדש? אז בטח עוד מישהו יכול ללמוד מזה 🙂 שתפו! ליחצו על הכפתור "שיתוף":
[fbshare]

יאללה, שיהיה בטוב. חג שמח..

יובל רפאלי, וידאו בייקרי.